Samuel Huberin taidesäätiön tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä Samuel Huberin taidesäätiö

1974568-6
PL PL 123 00141 Helsinki
puhelin + 358 40 575 2742
sähköposti info@hubersaatio.fi

Rekistereistä vastaava henkilö Mia Holopainen, säätiön sihteeri

1. Käsiteltävien henkilötietojen kategoriat
Samuel Huberin taidesäätiössä on henkilörekisterit liittyen apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan.

2. Henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käsittelyn tarkoitukset
Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

3. Säännönmukaiset tietolähteet
Apurahatoiminnan rekisteriin tallennettavat hakijan ja hakemuksen tiedot sekä selvitys apurahan käytöstä saadaan apurahan hakijoilta itseltään Samuel Huberin taidesäätiön oman apurahajärjestelmän kautta. Apurahajärjestelmää käyttävät Samuel Huberin taidesäätiön nimetyt työntekijät tallentavat apurahojen hallinnolliseen käsittelyyn, myöntämispäätöksiin ja maksatukseen liittyvät tiedot.

4. Henkilötietojen luovutukset
Samuel Huberin taidesäätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa, ja Samuel Huberin taidesäätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.   Apurahahakemuksen käsittelyn aikana rekisterinpitäjä voi vaihtaa tarvittavia tietoja muiden rahoittajatahojen kanssa rahoituksen kokonaistason varmistamiseksi ja päällekkäisten myöntöjen välttämiseksi. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Samuel Huberin taidesäätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.

5. Henkilötietojen suojaaminen
Samuel Huberin taidesäätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein. Samuel Huberin taidesäätiö on ohjeistanut henkilötietojen käsittelyyn osallistuvaa henkilöstöään henkilötietojen oikeasta käsittelystä ja niiden luottamuksellisuudesta. Henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta huolehditaan sekä osaamista ylläpidetään. Tietoja pääsevät käsittelemään vain ennalta nimetyt henkilöt, joiden työtehtävät tätä vaativat. Kullakin nimetyllä käyttäjällä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä sekä pääsyltä henkilötietoihin. Samuel Huberin taidesäätiön ja sen alihankkijoiden tietoverkko ja laitteisto, jolla henkilötiedot sijaitsevat, on suojattu palomuurilla, salasanoilla ja muilla asianmukaisilla teknisillä toimenpiteillä. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa, joihin on järjestetty asianmukainen kulunvalvonta ja pääsyä tiloihin on rajoitettu. Manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, jonne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.

6. Henkilötietojen säilyttäminen
Samuel Huberin taidesäätiö säilyttää henkilötiedot 10 vuotta, minkä jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.

7. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa se, mitä tietoja hänestä on rekisteröity Samuel Huberin taidesäätiössä lukuun ottamatta asiantuntijoiden ja lausunnonantajien arvioita apurahojen hakijoista. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus saada virheelliset tiedot korjatuksi. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista milloin tahansa. Mikäli tietojen antaminen on perustunut suostumukseen, tiedot poistetaan heti. Mikäli tiedot on rekisteröity lain tai Samuel Huberin taidesäätiön oikeutetun edun perusteella, mahdollisesta poistamisesta tehdään erillinen kirjallinen päätös. Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu).

8. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Samuel Huberin taidesäätiön muuttaessa tietosuojaselostetta ilmoitus muutoksesta julkaistaan kotisivuilla osoitteessa hubersaatio.fi

9. Tietosuojaselosteen ja henkilörekistereiden saatavuus
Samuel Huberin taidesäätiön tietosuojaseloste pidetään saatavilla Samuel Huberin taidesäätiön kotisivuilla osoitteessa http://hubersaatio.fi